working on laptop

Finance and Administration Manager 

Zoek je een kans om je financiële ervaring in te zetten om de wereld een betere plek te maken? Wil je meewerken om ons succesvolle community platform voor vrede en recht verder uit te bouwen en naar een hoger plan te brengen? Wil je je leiderschap breder ontwikkelen en inzetten om werkelijk impact te genereren? 

The Hague Humanity Hub zoekt een Finance & Administratie manager die de impact van onze diensten helpt te vergroten met de verdere ontwikkeling van onze financiële en administratieve processen (inclusief HR en IT). Naast de uitvoering van de financiële administratie en rapportage horen ook contractonderhandelingen, sponsorwerving en het uitwerken van subsidieafspraken bij deze rol.  

Je bent de ideale kandidaat als je meer dan 8 jaar relevante werkervaring hebt in financieel beheer en contractmanagement, bij voorbeeld in een non-profit omgeving of een start up. We zijn op zoek naar een financiële manager met brede ervaring die analytisch vermogen combineert met een gestructureerde, pragmatische en hands on aanpak en graag opereert in een dynamische omgeving. 

Herken je jezelf hierin? Kom bij ons als je deel wilt uitmaken van een ambitieuze sociale organisatie waar je expertise, advies en werk worden gewaardeerd, je ruimte hebt om te leren en je vaardigheden toe te passen en een geweldig netwerk te ontwikkelen. 

Details 

Startdatum: z.s.m. uiterlijk 1 maart 

Duur: 1 jaar contract met mogelijkheid tot verlenging 

36 – 40 uur per week 

Locatie: Den Haag Humanity Hub City Central 

Deadline voor sollicitatie: 23 januari 2022, sollicitatiegesprekken in de week van 24 januari 

Wat ga je doen?  

Je vervult een sleutelrol in het kernteam van de hub en werkt nauw samen met de algemeen directeur om de ontwikkeling van de Humanity Hub op een verantwoorde manier te managen en de (financiële) resultaten te optimaliseren. Je geeft leiding aan de administratieve medewerker en eventueel project resources voor verbetertrajecten. Je coacht en ondersteunt de andere teamleden voor Community Development en Programming, Communication, Office Services, Hospitality and Events en Facility Management met betrekking tot financiële en administratieve zaken. 

Je verantwoordlijkheden omvatten: 

Financiële administratie en controle: 

  • Zorgen voor een gedegen P&C cyclus  
  • Opstellen en uitbrengen voortgangsrapportage en prognoses t.b.v. directie, gemeente en RvT en deelname aan RvT vergaderingen 
  • Toezicht/ aansturen van facturering, debiteuren en crediteuren en doorvoeren van verbeteringen (e.g. incasso betalingen) 
  • Verzorgen maand-, kwartaal en jaarafsluitingen  
  • Verzorgen btw-aangifte 
  • Toezicht op jaarlijkse verzekeringen, bank- en juridische relaties, primair contact voor accountant en fiscus 
  • Ondersteuning van product- en dienstontwikkeling incl. kostprijsberekeningen en invoering van projectbudgetten en projectcontrolling. 
  • Procesbeheersing en optimaliseren van Hub processen en doorvoeren interne controle proces 
  • Risicomanagement (jaarlijkse management review)  

Contract management, HR, en IT:  

  • Contract administratie (service agreements, projectopdrachten en leveranciersmanagement)  
  • HR administratie incl. arbeidsovereenkomsten, payroll en verzekeringen 
  • Kantoorautomatisering/ Life cycle management incl. telefoon en laptop beheer 
  • Inkoop en leveranciersmanagement  

Wat breng je mee  

  • Je hebt een HBO of WO opleiding in bedrijfskunde, accountancy, economie of gelijkwaardig 
  • Je hebt 8 jaar relevante werkervaring in Nederland (bijvoorbeeld bij een accountantsorganisatie, een non profit organisatie of een start up) 
  • Je bent een analytisch denker met een gestructureerde aanpak, oog voor detail en een hands on “get it done” mentaliteit 
  • Je houdt van dynamiek en verandering en hebt ervaring met het inrichten en ontwikkelen van (nieuwe) processen in een (jong) bedrijf 
  • Je spreekt Nederlands en hebt een goede beheersing van Engels zowel mondeling als schriftelijk 
  • Je hebt aantoonbaar affiniteit met de missie van de Humanity Hub en wilt zelf ook een actief lid zijn van de Hub-gemeenschap 
  • Je voelt je prettig in een zeer transparante multiculturele omgeving en kan goede relaties opbouwen en onderhouden met diverse Hub-leden en belanghebbenden 

Bonus punten als je: 

  • Woont in Den Haag 
  • Ervaring hebt met Exact 
  • Ervaring hebt in het samenwerken met gemeenten en fondsen/subsidie- verstrekkers  
  • Ervaring hebt met community en/of co-working platforms 

Wat we bieden 

  • 1-jarig contract op basis van 36 – 40 uur per week met mogelijkheid om te verlengen 
  • Fulltime salaris bandbreedte van € 4200 – € 5500, afhankelijk van ervaring 
  • 8% vakantiegeld en 25 vakantiedagen (op basis van 100%) 
  • Laptop, communicatie- en thuiswerkvergoeding 
  • Pensioenbijdrage  
  • Je maakt deel uit van een ambitieuze en groeiende maatschappelijke organisatie waar jouw expertise, advies en werk worden gewaardeerd  
  • Een energieke en doelgerichte organisatiecultuur en informeel team 
  • Mooie, innovatieve en creatieve werkruimte in het hart van Den Haag 
  • Een inspirerende netwerk van internationale professionals die bijdragen aan een vreedzamere en rechtvaardigere wereld 

Wil je ons team komen versterken? Solliciteer dan vandaag nog!  

Stuur je CV en motivatiebrief naar Jill Wilkinson jill.wilkinson@humanityhub.net 

Over de Humanity Hub 

The Humanity Hub is een stichting zonder winstoogmerk die het Haagse ecosysteem voor een vreedzamere en rechtvaardigere wereld ondersteunt en versterkt. Wij faciliteren samenwerking en innovatie door de benodigde ingrediënten te bieden voor toevallige ontmoetingen, inspirerende samenwerkingen en de uitwisseling van kennis. The Hub is zowel een actief beheerde community als twee prachtig ingerichte kantoorruimtes in Den Haag waar professionals met elkaar in contact kunnen komen en samenwerken, kunnen werken en evenementen kunnen houden.  

Onze groeiende community is actief in een breed scala van gebieden, zoals vredesopbouw, justitiële innovatie, onderwijs, humanitaire actie, klimaatactie en ontwikkelingshulp, en variërend van non-profit tot for profit, start-ups tot scale-ups, kleine lokale tot grote internationale organisaties en de academische wereld. Onze ambitie is om het potentieel van het ecosysteem te ontketenen door zoveel mogelijk organisaties bij onze gemeenschap te betrekken.  

The Humanity Hub is sinds 2020 ook een SDG House met als doel het verbinden en ondersteunen van samenwerking tussen verschillende actoren die werken aan internationale impact om de Sustainable Development Goals te bereiken. 

Wat doen we?  

  • We bouwen en ondersteunen een diverse gemeenschap van actieve leden   
  • We fungeren als katalysator voor verbinding en uitwisseling van kennis   
  • We bieden innovatief community-led programmering rond relevante thema’s   
  • We faciliteren zichtbaarheid, transparantie en toegang tot het Haagse ecosysteem  
  • We bieden een connectiepunt voor talent en werkgevers   
  • We helpen om nieuwe initiatieven mogelijk te maken en verwelkomen nieuwkomers  
  • We bieden flexibel kantoorconcepten, evenementen- en vergaderruimte en online evenementendiensten    
  • We zijn een thuis voor de community om elkaar te ontmoeten en te verbinden  

Finance and Administration Manager 

Are you looking for an opportunity to use your financial experience to make the world a better place? Do you want to help build our successful community platform for peace and justice and take it to the next level? Do you want to develop your leadership and use it to generate real impact? 

The Hague Humanity Hub is looking for a Finance & Administration manager who will help to increase the impact of our services by further developing our financial and administrative processes (including HR and IT). In addition to performing financial administration and reporting, this role also involves contract negotiations, sponsor acquisition and working out grant agreements.  

You are the ideal candidate if you have more than 8 years of relevant work experience in financial and contract management, for example in a non-profit environment or a start-up. We are looking for a financial manager with broad experience who combines analytical skills with a structured, pragmatic and hands-on approach and enjoys operating in a dynamic environment. 

Do you recognise yourself? Join us if you want to be part of an ambitious social organisation where your expertise, advice and work are valued, you have room to learn and apply your skills and develop a great network. 

Details 

Starting date: asap, at the latest 1 March 

Duration: 1 year contract with possibility to extend 

36 – 40 hours per week 

Location: The Hague Humanity Hub City Central 

Deadline for application: 23 January 2022, interviews in the week of 24 January  

What will you be doing?  

You fulfil a key role in the core team of the hub and work closely with the general director to manage the development of the Humanity Hub in a responsible way and to optimise the (financial) results. You lead the administration staff and possibly project resources for improvement projects. You coach and support the other team members for Community Development and Programming, Communication, Office Services, Hospitality and Events and Facility Management with regard to financial and administrative matters. 

Your responsibilities include: 

Financial administration and control: 

  • Ensuring a thorough P&C cycle  
  • Drawing up and publishing progress reports and prognoses for the management, the municipality and the Supervisory Board, and participating in Supervisory Board meetings 
  • Supervising/directing invoicing, debtors and creditors and implementing improvements (e.g. automated payment) 
  • Taking care of monthly, quarterly and annual closures  
  • Take care of VAT declarations 
  • Annual insurance, bank and legal relations, primary contact for accountant and tax authorities 
  • Support of product and service development including costing and introduction of project budgets and project control. 
  • Process management and optimisation of Hub processes and implementation of internal control process 
  • Risk management (annual management review)  

Contract management, HR, and IT  

  • Contract administration (service agreements, project assignments and supplier management)  
  • HR administration including employment contracts, payroll and insurances 
  • Office automation/ Life cycle management including telephone and laptop management 
  • Purchasing and supplier management  

What you bring  

  • You have an HBO or WO education in business administration, accountancy, economics or equivalent 
  • You have 8 years of relevant work experience in the Netherlands (for example at an accountancy organisation or financial department) 
  • You are an analytical thinker with a structured approach, eye for detail and a hands on “get it done” mentality 
  • You like dynamism and change and have experience with the design and development of (new) processes in a (young) company 
  • You speak Dutch and have a good command of English, orally and in writing 
  • You have a demonstrable affinity with the mission of the Humanity Hub and want to be an active member of the Hub community yourself 
  • You feel comfortable in a very transparent multicultural environment and can build and maintain good relationships with various Hub members and stakeholders 

Bonus points if you: 

  • Live in The Hague 
  • Have experience with Exact 
  • Have experience in working with municipalities and funds/subsidy providers  
  • Have experience with community and/or coworking  

What we offer 

  • 1 year contract based on 36 – 40 hours per week with possibility to extend 
  • Full time salary range of € 4200 – € 5500, depending on experience 
  • 8% holiday money and 25 days of holiday (based on 100%) 
  • Laptop, communication and home working allowance 
  • Pension contribution  
  • You are part of an ambitious and growing social organisation where your expertise, advice and work are appreciated  
  • An energetic and goal-oriented organisational culture and informal team 
  • Beautiful, innovative and creative workspace in the heart of The Hague 
  • An inspiring network of international professionals who contribute to a more peaceful and just world 

Would you like to join our team? Then apply today!  

Send your CV and cover letter to Jill Wilkinson jill.wilkinson@humanityhub.net 

About Humanity Hub 

The Humanity Hub is a not-for-profit foundation that supports and strengthens the Hague ecosystem for a more peaceful and just world. We facilitate collaboration and innovation by offering the necessary ingredients for chance encounters, inspirational collaborations, and the exchange of knowledge. The Hub is both an actively managed community and two beautifully designed spaces in The Hague where professionals can connect and collaborate, work, and hold events.  

Our growing community is active in a wide range of fields such as peacebuilding, justice innovation, education, humanitarian action, climate action, and development aid, and ranging from non-profit to for profit, start-ups to scale-ups, small local to large international organizations and academia. Our ambition is to unleash the potential of the ecosystem by engaging as many organizations as possible in our community.  

The Humanity Hub recently became an SDG House with the purpose to connect and support collaboration between diverse actors working on international impact to achieve the Sustainable Development Goals.  

What we do  

  • Build and support a diverse community of active members   
  • Act as a catalyst for connection and exchange of knowledge   
  • Offer innovative community-led programming around relevant themes   
  • Facilitate visibility, transparency and access to the Hague ecosystem